En México la automatización de las bibliotecas universitarias tiene auge en la década de 1980 (Voutssás, 2001: 65). En esa época, el uso y desarrollo de la tecnología se extiende a todos los ámbitos de nuestra sociedad, las bibliotecas universitarias no estuvieron exentas de las innovaciones tecnológicas. Nuevos conceptos se agregaron al lenguaje cotidiano: automatización, modem, hardware, software, opac, etc.
En nuestro país, la institución pionera en el desarrollo de la automatización de bibliotecas fue la Biblioteca Central de la UNAM. En 1973 inicia "los primeros trabajos que condujeron a la puesta en operación de Librunam, el cual fue concebido desde un inicio como un instrumento que permitía la captura y consulta de la información. Como una medida estratégica se decidió privilegiar el desarrollo de la fase que apoyaba los procesos técnicos" (Rodríguez, 2000: 4). Este sistema automatizado fue considerado el más grande de América Latina en el momento de su creación (Portilla et al., 1986: 1).
En esos años, la biblioteca de la Universidad Autónoma Metropolitana, Unidad Xochimilco, también emprende sus primeros esfuerzos por integrarse a las exigencias tecnológicas de aquel entonces.
En este artículo se hará un recorrido histórico, con el objetivo de mostrar los esfuerzos y experiencias que la Biblioteca fue sumando para poder automatizar los procesos técnicos y los servicios bibliotecarios.
La UAM, Unidad Xochimilco, fue creada el 11 de noviembre de 1974. Desde sus inicios se hizo énfasis en la necesidad de contar con servicios documentales, por tal motivo en 1975 se crea la Sección de Servicios Documentales, misma que hasta 1978 dependía de diversas coordinaciones. En 1979 se transforma como Coordinación de Servicios Documentales, contando con las siguientes secciones: (Manual de Organización, 1981)
- Selección y Adquisición
- Servicios Técnicos
- Publicaciones Periódicas
- Servicios al Público
- Archivo Histórico
- Servicio de Información y Documentación
Como toda biblioteca, antes de tener medios automatizados para que los usuarios accedieran a los recursos documentales, se utilizaban los tradicionales catálogos manuales de autor, título y materia; mientras que para realizar la organización y control de los documentos, se contaba con el catálogo de adquisiciones, el oficial, el topográfico y los catálogos de autoridad, mismos que fueron esenciales para iniciar la conformación de la primer base de datos.
En la década de1980, la biblioteca realiza sus primeros esfuerzos por automatizar algunas de sus actividades; el primer sistema computarizado fue desarrollado por el Departamento de Cómputo de la Unidad Xochimilco, el cual estaba estructurado en tres subsistemas: catalogación, recuperación y préstamo. Su diseño se enfocaba principalmente en reproducir los juegos de tarjetas catalográficas, recuperar por campos específicos y apoyar en el control del préstamo a domicilio. Pese a su utilidad, mostraba limitaciones debido a que no estaba creado como un sistema integral para bibliotecas con bases de datos relacionadas entre sí (Liahut et. al., 1985: 127-129).
Dada la dinámica de las actividades de la biblioteca y la complejidad de algunos procesos, era imprescindible contar con un sistema de gestión de bases de datos que facilitara a los usuarios el acceso y la consulta de información rápida y oportuna, que permitiera además, un mayor control y manipulación de los datos.
Como parte del impulso y la necesidad de incorporar la tecnología a las actividades y servicios, el 16 de abril de 1982 se ofrecen servicios de búsqueda manual y automatizada mediante el uso de una terminal de computadora conectada a bancos de datos internacionales, préstamos interbibliotecarios y obtención de documentos (UAM, 2015).
En 1984 y 1986 se organizan, bajo el auspicio de la Universidad de Colima y la UAM Xochimilco, el "Primer y Segundo Coloquio de Automatización de Bibliotecas en México", cuyo objetivo fue compartir conocimientos y experiencias en cuanto a la aplicación de las tecnologías en los procesos bibliotecarios.
En 1987 a raíz del fallecimiento del Dr. Ramón Villarreal Pérez, quien fuera primer rector de la Universidad, la Biblioteca en su honor y memoria recibe su nombre; dos años más tarde, en 1989, se inicia la construcción del edificio de la Biblioteca, el cual fue inaugurado el 11 de noviembre de 1993 (Ídem).
En la década de 1990, la Biblioteca adopta su primer software de aplicación específica para bibliotecas, de nombre TinLib (The Information Navigator Library), programa de origen inglés que ofrecía, entre otras cosas, la posibilidad de "navegar" a través del OPAC (Catálogo de Acceso Público en Línea), lo que permitía una recuperación rápida y oportuna de la información.
Es importante señalar que en estas primeras experiencias, la transferencia de información de un programa a otro no garantizaba que los datos se trasladaran de manera cien por ciento fidedigna, por lo que hubo necesidad de implementar un proceso de revisión y corrección de registros.
TinLib atendía moderadamente las necesidades de automatización que la biblioteca requería en ese momento:
- Implementación del catálogo en línea, para que los usuarios pudieran hacer sus búsquedas.
- Organización y administración de la información de la biblioteca por medio de la tecnología, enriqueciendo y mejorando los servicios y atendiendo las necesidades de información del usuario.
- Optimización de tiempos y movimientos.
- Disminución de las tareas cotidianas y
- Mejoramiento del control de entrada y salida de los materiales de la biblioteca.
Con este programa, se fue consolidando la base de datos de registros bibliográficos y se fueron afinando los procesos para ofrecer servicios de préstamo mejor controlados y atendidos con mayor rapidez y eficiencia. Sin embargo, el programa carecía de las características necesarias que permitieran mejorar y perfeccionar los procesos que se tornaban cada vez más complejos.
A finales de la década de 1990 se introduce en México el Sistema Integral para la Automatización de Bibliotecas Aleph (Automated Library Expandable Program), creado por la Universidad de Israel (Sapién et. al, 2011: 9). Dicho sistema cuenta con características y ventajas que han favorecido que las instituciones educativas más importantes del país lo hayan ido adoptando en sus bibliotecas. En 2003, la Biblioteca "Ramón Villarreal Pérez" en sus esfuerzos por implementar una mayor cobertura tecnológica que atendiera las necesidades exigidas en los procesos técnicos y los servicios bibliotecarios, adopta el programa para bibliotecas Aleph, por lo que se inicia nuevamente un proceso de adaptación a este nuevo sistema.
Aleph “se caracteriza por ser un sistema de gestión integrado que maneja todos los aspectos de los servicios bibliotecarios y cuenta con un diseño multiplataforma que permite el acceso a la información. Sus componentes incluyen módulos para las tareas en las áreas de préstamo, catalogación, publicaciones periódicas, circulación y adquisiciones” (Rodríguez, 2013: 1).
Entre las cualidades más relevantes de Aleph se pueden señalar las siguientes:
- Facilita el control y la gestión de las adquisiciones.
- Para la catalogación y clasificación permite importar y exportar registros.
- Ofrece la facilidad para catalogar en diferentes versiones de formato MARC o en formato libre.
- Controla los préstamos, las renovaciones y las devoluciones.
- Establece el estatus del usuario definido por la biblioteca.
- Verifica instantáneamente las sanciones del usuario.
- Despliega las multas.
- Se obtienen fácilmente datos estadísticos de las operaciones realizadas.
- Permite realizar búsquedas de texto completo de material textual y recuperar y ver objetos digitales con facilidad.
- Guarda resultados de búsquedas específicas y estrategias de búsqueda para su futura recuperación y envía esta información por correo electrónico a otras partes interesadas.
La última versión vigente es Aleph 21, la cual fue evaluada en 2013 por una comunidad de más de 2,300 sitios en todo el mundo (Rodríguez, 2013). Periódicamente se actualiza considerando las necesidades institucionales y los avances tecnológicos que van surgiendo.
Sin duda la tecnología ha permitido la modernización de los servicios bibliotecarios mejorándolos significativamente, hoy los usuarios cuentan con las herramientas necesarias para la recuperación de información de manera eficiente y oportuna.
Gracias a estos avances y a su implementación, la Biblioteca "Ramón Villarreal Pérez” cuenta con la infraestructura necesaria para brindar servicios de calidad mediante la agilización, optimización y perfeccionamiento de las actividades que cotidianamente se realizan.
No obstante, aún queda mucho camino por recorrer, la Biblioteca debe transformarse y adaptarse a los continuos avances tecnológicos. Los desafíos que se vislumbran, obligan a prepararse vigorosa y permanentemente para enfrentar los retos del futuro.
Referencias consultadas
Liahut, D y E. Jiménez (1985). “Las enseñanzas de la experiencia en el sistema automatizado de la UAM-Xochimilco” en Primer Coloquio de Automatización en las bibliotecas de México: memoria. México, UAM Xochimilco/Universidad de Colima.
Manual de organización de la Coordinación de Servicios Documentales. (1981). [México: La Coordinación].
Portilla, L.; Pizaña, V. y J. Voutssás (1986). “Revitalización del sistema Librunam” en Segundo Coloquio de Automatización en las Bibliotecas de México. México, UAM Xochimilco
Rodríguez A. (2001). “Por qué una Biblioteca Central” en Biblioteca Universitaria, Nueva Época [En línea] Enero-Junio, 2001, Vol 4. UNAM, disponible en http://www.dgbiblio.unam.mx/servicios/dgb/publicdgb/bole/fulltext/volIV12001/pgs_13-17.pdf [Consultado el 16 de enero de 2015]
Rodríguez, R. (2013). ExLibris presentó al Sistema Bibliotecario, su herramienta de descubrimiento denominado Primo, disponible en http://www.dgb.unam.mx/index.php/noticias-2013/187-exlibris-presento-al-sistema-bibliotecario-su-herramienta-de-descubrimiento-denominado-primo. [Consultado el 19 de enero de 2015]
Sapién, A.; Piñón, L. y M. Gutiérrez (2011). Análisis de la satisfacción del Sistema Universitario de bibliotecas Académicas, disponible en http://www.fca.uach.mx/apcam/2014/04/07/Ponencia%2072-UACH.pdf [Consultado el 19 de enero de 2015]
UAM (2015). 40 años UAM Xochimilco. 40 años de una biblioteca abierta a tus ideas: Biblioteca Dr. Ramón Villarreal Pérez, disponible en http://biblioteca.xoc.uam.mx/40aniversario/ [Consultado el 9 de enero de 2015]
Voutssás, J. “Historia de la automatización de bibliotecas en México” (2001). En Cuarenta y cinco años de estudios universitarios en bibliotecología: visiones empíricas e históricas. México: UNAM, Facultad de Filosofía y Letras.
Wikispaces (2015). Aleph. Disponible en http://wikialeph.wikispaces.com/ALEPH [Consultado el 19 de enero de 2015]
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